Ce que votre directeur financier veut savoir
Comment améliorer la diligence raisonnable financière, la gestion des risques et de la conformité dans les décaissements
Votre organisation envisage-t-elle d'utiliser des cartes prépayées, des cartes virtuelles ou des transferts numériques pour ses programmes de décaissement et de paiement d'entreprise ? Nous avons déjà discuté des tenants et aboutissants des paiements de marque pour des expériences personnalisées, l'engagement client et la fidélité, mais le prépayé est bien plus encore.
Si vous avez de la difficulté à rapprocher les chèques, les bons papier, les indemnités journalières ou la gestion de la petite caisse, l'idée d'un instrument de paiement instantané, électronique et repérable devrait attirer votre attention. Ces instruments comprennent les cartes prépayées, les cartes virtuelles ou les transferts numériques pour vos programmes de décaissement et de paiement d'entreprise. Comme nous le savons, il peut être intimidant d'envisager de modifier les processus existants tout en respectant les objectifs financiers, de risque et de conformité. Une planification minutieuse est la clé du succès, quel que soit l'instrument que vous choisissez.
Pour savoir à quoi s'attendre lors de la mise en œuvre d'un programme de paiement à l'aide de Prepaid, nous nous sommes entretenu avec Bhavna Kaushal, notre vice-présidente, Partenariats et stratégie de paiement.
Que devez-vous savoir au sujet de la configuration ?
Pour commencer, les cartes prépayées ou les cartes virtuelles sont un instrument financier émis par une banque. Donc, au moment de les configurer, attendez-vous à fournir des informations d'identification pour votre organisation, comme lorsque vous ouvrez un nouveau service bancaire. Cela comprendra les statuts de constitution d'une entreprise ou les états financiers qui prouvent l'existence de l'entreprise en tant que préoccupation juridique valide.
De même, l'identification des dirigeants de l'entreprise ou du signataire de votre contrat peut être requise. Il est important de planifier cela au début de votre programme.
Bien sûr, si votre organisation est déjà cliente auprès de la banque qui émet les cartes prépayées, ce processus aurait déjà été terminé, ce qui vous fera gagner du temps. De nombreuses entreprises clientes de Berkeley aiment travailler avec nous, car cela leur donne la possibilité de travailler à la fois avec les « Big 5 » et d'autres banques régionales canadiennes et internationales avec lesquelles ils ont peut-être déjà des relations. Cela accélère le processus d'intégration. De plus, lorsque vous travaillez avec Berkeley, un gestionnaire de clientèle vous accompagnera tout au long des étapes et veillera à ce que le processus soit fluide et transparent.
Comment fonctionne le financement ?
Pour les programmes d'entreprise, tout financement pour vos programmes proviendrait d'une source corporative. Cela peut prendre la forme d'un télévirement provenant de votre compte d'entreprise ou d'un chèque d'entreprise. Vous pouvez également utiliser une carte de crédit d'entreprise pour le financement, mais il est important de noter que si vous optez pour cette voie, vous finissez également par payer les frais associés au traitement des cartes de crédit pour vous assurer que le montant total est appliqué aux instruments prépayés. Bien sûr, il est bon d'avoir l'option si vous en avez besoin.
Étant donné que les fonds chargés doivent être déposés avant que la carte prépayée ou le paiement ne soit envoyé, vous voulez vous assurer que vous avez alloué du temps pour cela dans votre plan de programme, que ce soit pour répondre à la facturation, à la gestion des fournisseurs ou à d'autres exigences internes.
Quels sont les facteurs à prendre en compte au sujet des bénéficiaires ?
Pour les paiements à usage unique de faible valeur nominale, comme les rabais à la consommation ou les cadeaux aux employés, les détails concernant le bénéficiaire ne sont pas nécessairement requis. Lorsque vous planifiez un programme de paiements récurrents, ou pour des programmes comportant des paiements à valeur nominale élevée, vous sera être tenu de fournir des détails sur le bénéficiaire, comme son nom et son adresse complète.
À qui incombe la responsabilité de veiller à ce que les fonds soient sécuritaires ?
Tous les fonds chargés sur des instruments prépayés doivent être déposés directement auprès de la banque émettrice de la carte ou de la carte électronique. Lorsque vous travaillez avec un gestionnaire de programme, vous voulez vous assurer qu'il a mis en place ses systèmes et processus financiers en conséquence. De plus, les fonds chargés sur les programmes prépayés Mastercard et Visa sont protégés par la politique de responsabilité zéro du réseau de cartes. Cela réduit le risque d'activités perdues, volées ou frauduleuses après le versement des fonds. Pourquoi gérer le risque associé aux faux chèques ou aux systèmes de trésorerie très vulnérables à la fraude alors que vous n'êtes pas obligé de le faire ?
Qu'en est-il des considérations fiscales ?
C'est la partie la plus facile. Le passage d'un paiement par chèque ou sur papier à un paiement prépayé ne change aucun de vos processus actuels de déclaration d'impôts et de prestations. Tout ce que vous faites est de changer l'instrument par lequel le paiement est effectué (et dans le processus de rendre le paiement plus rapide, plus facile à utiliser et plus facile à suivre).
Par exemple, si vous émettez actuellement des formulaires fiscaux pour les indemnités journalières ou les incitatifs, vous suivrez le même processus, même lorsque vous passez au paiement prépayé. Les paiements prépayés facilitent simplement le rapprochement et l'examen de vos paiements. Et si vous préférez, un gestionnaire de programme comme Berkeley peut même vous fournir les formulaires pour vous, ce qui signifie qu'il y a moins de travail administratif de votre part.
Comment effectuez-vous le suivi et signalez-vous les paiements ?
L'avantage des décaissements électroniques est que vous disposez d'un suivi et d'une déclaration de bout en bout des fonds et des transactions. De plus, si les fonds sont destinés aux entreprises, vous pouvez obtenir des rapports complets sur les dépenses, ce qui facilite le suivi du rapprochement et du respect de la politique.
Tous les bénéficiaires ont accès à leurs rapports de transactions et de dépenses individuels, semblables aux transactions par carte de crédit ou sur compte bancaire. Si le programme est utilisé pour les dépenses de l'entreprise, votre organisation aura également accès à des rapports de dépenses consolidés réguliers, ainsi qu'à une variété d'autres rapports qui aident à gérer le programme. Comme pour les autres registres financiers, les enregistrements de transactions prépayées sont conservés pendant la période exigée par la réglementation locale, et vous pouvez y accéder au besoin.
Réflexions finales ?
La beauté des paiements prépayés est que vous bénéficiez de la rapidité, de l'innovation et de la commodité des paiements, du suivi et des rapports en temps réel, combinés aux mesures de sécurité et de conformité mises en place par les banques et les réseaux de cartes. En fin de compte, il est beaucoup plus facile de mettre en œuvre et d'utiliser un instrument de paiement traçable que de traiter les rapprochements de chèques, les bons papier, les indemnités journalières ou les petites espèces. Une fois que vous aurez commencé, vous vous demanderez comment vous avez tout géré auparavant.
