Éliminer le gaspillage, les dépenses superflues et garder les budgets sous contrôle sont importants pour toute entreprise. Mais lorsqu'il s'agit du secteur public, les ministères doivent être encore plus conscients des inefficiences. En 2014, le Canadien le gouvernement fédéral a annoncé qu'il envisageait d'utiliser des cartes prépayées distribuer les prestations fédérales aux particuliers qui reçoivent actuellement des paiements par chèque.
Les organismes gouvernementaux qui envisagent les cartes prépayées veulent :
- Simplifier et suivre les demandes de remboursement de frais et de voyages d'affaires
- Fournir une autre méthode de remboursement d'impôt à ceux qui n'ont pas de compte bancaire
- Gérer et mesurer efficacement le versement des prestations de sécurité sociale et d'invalidité
- Éliminer les coûts administratifs et d'affranchissement élevés associés à la distribution des chèques
- Fournir un accès rapide aux fonds pour les paiements de secours d'urgence
1. Améliorer le budget des dépenses ministérielles
Une carte prépayée est un moyen simple de s'assurer que les employés et les bénéficiaires reçoivent les fonds dont ils ont besoin sans risquer de dépenser trop. Les cartes prépayées ne peuvent être utilisées que pour le montant placé sur la carte. Si cette limite est atteinte, la carte ne fonctionnera plus, ce qui empêchera les dépenses excessives et la dette accumulée.
Les cartes sont facilement rechargeables et peuvent être financées instantanément au moyen d'une plateforme en ligne qui s'intègre aux systèmes existants, tels que SharePoint. Cette sécurité intégrée simple aide les gestionnaires et les ministères à respecter des budgets stricts et aide les employés et les bénéficiaires à identifier facilement quand ils ont atteint leur limite de dépenses.
2. Suivre et limiter l'utilisation des cartes
Non seulement des restrictions peuvent être imposées aux fonds chargés sur les cartes prépayées, mais des restrictions peuvent également être imposées aux types de commerçants et aux emplacements des commerçants. Cela signifie que les titulaires de carte ne peuvent utiliser leur carte prépayée qu'à certains endroits, par exemple, aux stations-service, si la carte sert à ravitailler les flottes de véhicules du gouvernement. Cette fonction de sécurité active empêche les mauvais dépensements de fonds et est hautement personnalisable en fonction des exigences du programme.
Les données de transaction provenant de l'utilisation des cartes prépayées peuvent également être mesurées et surveillées, grâce à des rapports personnalisés permettant aux administrateurs d'avoir une visibilité complète sur le montant d'argent chargé, le montant dépensé, les données géographiques et les données sur les activités des cartes.
3. Débarrassez-vous des reçus et de la petite caisse
La façon traditionnelle de gérer les dépenses d'entreprise (en utilisant de la petite caisse, en collectant des reçus ou en attendant une facture mensuelle, en remplissant un rapport de dépenses et en remboursant ensuite l'employé) est dépassée et prend du temps.
L'inconvénient de cette méthode est qu'elle est limitative pour les employeurs et les employés. Les petites espèces sont peu sûres, difficiles à suivre et inutiles pour les achats qui doivent être effectués en ligne. La collecte de reçus papier est toujours un problème. Il suffit de fournir aux employés une carte prépayée chaque fois qu'ils voyagent ; les employés s'en servent pour payer leurs dépenses. Des limites quotidiennes peuvent être fixées et les achats des employés sont automatiquement enregistrés sur les relevés et les rapports et accessibles via une plateforme en ligne, ce qui signifie qu'aucun rapport de dépenses supplémentaire n'a besoin d'être rempli.
4. Remplacer les chèques par du plastique
Un sondage mené en 2014 par le gouvernement fédéral a interrogé les Canadiens sur ce qu'ils pensaient du remplacement des chèques papier par des cartes prépayées rechargeables pour ceux qui ne peuvent pas recevoir de paiements par dépôt direct. L'avantage évident pour le gouvernement est la réduction des coûts. Le coût moyen d'émission d'un chèque est estimé à 15 à 25$, ce qui comprend les coûts de matériel et de distribution, ainsi que la main-d'œuvre et le temps nécessaire pour émettre un chèque.
L'affranchissement est un autre coût qui est beaucoup plus élevé lors de l'émission de chèques. En mettant en œuvre un programme de cartes prépayées rechargeables, les bénéficiaires reçoivent des fonds instantanément et automatiquement sur leur carte, contournant complètement le système de courrier postal.
Les consommateurs profitent également des cartes prépayées. Ceux qui n'ont pas de compte de dépôt direct doivent payer des frais sur les chèques en espèces et sont facilement exploités par les prêteurs prédateurs et les établissements de prêts sur salaire. Avec les cartes prépayées, ce n'est pas un problème, car les titulaires de carte peuvent réaliser l'ensemble des avantages des fonds instantanément en utilisant la carte aux terminaux de service ou en retirant des fonds d'un guichet automatique.
Les consommateurs ont également l'avantage de pouvoir faire des achats en ligne, puisque les cartes fonctionnent sur les réseaux Visa ou MasterCard partout dans le monde.
5. Répartissez les paiements plus rapidement dans les situations d'urgence
Grâce aux capacités d'émission instantanée des cartes prépayées, les fonds peuvent être immédiatement chargés sur place et livrés aux victimes de tempêtes de verglas, d'inondations, d'incendies et d'autres catastrophes naturelles. Dans ces situations, les bénéficiaires ont besoin des fonds sans délai pour les hôtels, le gaz, la nourriture et d'autres nécessités urgentes.
Au lieu de compter sur des dons ou d'attendre des fonds provenant d'une évaluation d'assurance, les cartes prépayées permettent aux victimes d'accéder rapidement aux fonds et d'acheter les articles nécessaires pour elles-mêmes et leur famille en cas de besoin.
