Personne n'aime croire que ses employés commettraient des fraudes, mais la vérité est que de nos jours, les stratagèmes de fraude aux dépenses sont plus répandus que jamais. Il suffit de regarder d'autres marchés importants comme le Royaume-Uni, qui attribue 14 % de toutes les fraudes à la fraude au titre des dépenses des employés (1), ou les États-Unis qui affirment que la fraude liée aux dépenses des employés représente environ 2,8 milliards de dollars perdus annuellement (2).
Cela ne veut pas dire que tous les employés commettent des fraudes ou que vous devriez les soupçonner, mais s'assurer que vous avez les bons processus en place peut faire la différence entre des milliers de dollars économisés ou perdus. Les activités frauduleuses peuvent être aussi simples que de trop exagérer le kilométrage, ou aussi sournois que de modifier des dates et de réclamer des reçus pour des dîners ou des événements non liés au travail. Un rapport indiquait que les employés estimaient qu'ils méritaient une récompense pour leurs voyages d'affaires (3) et que ceux qui ont admis avoir commis des dépenses frauduleuses se sont vu rembourser entre 2 500$ et 25 000$ par année pour des articles sans rapport avec les affaires (2). Laissez ça s'enfoncer.
Lorsque vous examinez la situation à grande échelle, la fraude aux dépenses peut être un grave préjudice à la santé financière de votre entreprise et il y a clairement des lacunes dans les systèmes de dépenses existants et il est nécessaire de les réévaluer.
Bien qu'il soit essentiel d'avoir des contrôles et des politiques en place pour surveiller et gérer le suivi et l'utilisation des dépenses des employés, il suffit d'une étape négligée du processus de remboursement pour coûter des milliers de dollars à votre entreprise. Il ne s'agit pas de ne pas faire confiance à vos employés pour faire leur travail, mais plutôt de leur fournir tous les outils nécessaires pour gérer efficacement les dépenses.
Une option privilégiée par beaucoup est la carte de crédit pour frais de l'entreprise. Bien sûr, cela aide à suivre les dépenses avec des relevés mensuels qui peuvent être examinés, mais vous courez le risque que les employés dépensent trop le montant de leur budget alloué ou utilisent des cartes d'entreprise pour des achats personnels, qui reposent tous sur un système de paiement plus tard. Donc, si vos employés dépensent trop, vous devez récupérer les pièces au moins un mois après que les transactions ont eu lieu. Ce retard dans la détermination des fonds mal dépensés aggrave la perte.
Les solutions de paiement virtuelles et prépayées Mastercard et Visa offrent toutefois une option aux services comptables et aux équipes de gestion des dépenses qui aident à rationaliser le processus de remboursement. Travaillant au sein d'un tableau de bord du programme de dépenses, les équipes comptables peuvent facilement restreindre, déléguer et charger des fonds sur des cartes de dépenses prépayées et suivre en temps réel l'activité du titulaire de la carte.
L'époque du retour en arrière, des soldes à risque élevé et des vérifications fastidieuses et des examens des dépenses est révolue.
Les programmes de cartes de dépenses virtuelles et prépayées fonctionnent selon un système de paiement avant qui vous permet de prélever votre budget pour les dépenses des employés et d'allouer des fonds aux cartes au besoin. Au fur et à mesure que des besoins de dépenses surviennent, vous pouvez charger des fonds sur les cartes des employés ainsi que toute restriction supplémentaire sur les transactions pour vous assurer que les employés n'ont accès qu'aux fonds dont ils ont besoin et réduire le risque de dépenses en dehors des budgets alloués et à des endroits inappropriés.
Les restrictions du programme de cartes de dépenses prépayées peuvent inclure les codes de catégorie marchand (MCC), les restrictions spécifiques aux fournisseurs et les limites de charge, de transaction et de dépenses quotidiennes. Donc, si vous avez un responsable de compte qui offre aux clients un dîner au restaurant Joey, par exemple, vous pouvez restreindre l'utilisation de la carte à ce code fournisseur spécifique, ou un ensemble de codes fournisseurs pour vous assurer que l'argent de l'entreprise est dépensé aux bons endroits au bon moment. En plus des contrôles des achats, les cartes ont des rapports solides sur le financement par carte, les transactions et des informations sur les habitudes de dépenses. Cela vous permet de surveiller les transactions douteuses et les achats des employés au fur et à mesure qu'ils se produisent, en demandant des reçus comme preuve au besoin.
Prenons, par exemple, les entreprises de logistique de véhicules et de gestion de parc automobile, qui utilisent depuis des années des cartes Visa prépayées comme cartes de parc automobile ou cartes carburant. Ces cartes sont couramment utilisées pour payer le diesel, l'entretien des véhicules et les dépenses connexes, et sont uniques en ce sens qu'elles ne peuvent être utilisées qu'à des endroits précis, ce qui permet aux entreprises de gérer efficacement une multitude de besoins en dépenses à l'échelle souvent internationale.
Et oui, bien qu'il reste encore une option complètement à l'épreuve de la fraude, les programmes de cartes de dépenses prépayées cherchent à aider à lutter contre la fraude liée aux dépenses découlant du retour en arrière au moyen d'anciens reçus et de longs processus d'examen. De plus, lorsque vous utilisez le tableau de bord de votre programme de dépenses pour établir le budget, les indemnités et les restrictions relatives aux transactions, vous éliminez la partie « remboursement » des dépenses puisque vous ne remboursez plus les employés pour l'argent qu'ils ont dépensé. Au lieu de cela, cela devient simplement la gestion des dépenses lorsque vous déléguez l'argent de l'entreprise aux employés pour les besoins de l'entreprise.
Sources :
