Lorsque les entreprises délèguent des dépenses d'entreprise aux membres de leur équipe, les employés accordent une grande confiance aux employés pour qu'ils dépensent les fonds comme prévu. En utilisant une carte de crédit professionnelle traditionnelle, les entreprises risquent de dépenser trop, de mal gérer leurs fonds ou de frauder. Sinon, si les entreprises exigent que les employés achètent des marchandises sur leur carte de crédit personnelle, le remboursement des employés constitue un cauchemar administratif. Heureusement, les cartes de débit professionnelles prépayées constituent une excellente méthode de rechange pour les dépenses d'entreprise qui peut aider les propriétaires d'entreprise à fournir à leurs employés un accès aux fonds lorsque leur équipe en a besoin, tout en réduisant les risques d'utilisation abusive de fonds ou de fraude.
Heureusement, les cartes de débit professionnelles prépayées constituent une excellente méthode de rechange pour les dépenses d'entreprise qui peut aider les propriétaires d'entreprise à donner accès à des fonds à leurs employés lorsque leur équipe en a besoin, tout en réduisant les risques d'utilisation abusive de fonds ou de fraude.
Qu'est-ce qu'une carte de débit professionnelle prépayée ?
Les cartes de débit professionnelles prépayées fonctionnent comme des comptes de dépenses des employés, où une entreprise peut facilement ajouter des fonds mensuels budgétisés aux comptes d'équipe. Le financement peut être divisé sur de nombreuses cartes pour permettre aux entreprises de limiter et de suivre facilement les dépenses des ministères ou des employés individuels. Les entreprises peuvent émettre ces cartes de marque à l'aide de cartes virtuelles ou physiques. Le titulaire de carte peut alors utiliser ces cartes en ligne, en magasin ou par téléphone pour effectuer des achats pour l'entreprise. Les cartes de débit professionnelles prépayées sont principalement utilisées pour les dépenses propres aux employés, comme les fournitures de bureau, les repas d'affaires et les ressources d'équipe.
Avantages des cartes de débit professionnelles prépayées :
Contrôler les dépenses
Les cartes de débit professionnelles prépayées peuvent prévenir les dépenses inutiles ou non autorisées, en utilisant des restrictions de limite, de fréquence et de catégorie de commerçant. Ces caractéristiques permettent aux entreprises de contrôler dans quels magasins les employés peuvent effectuer des achats, ainsi que l'endroit et le nombre de fois où la carte peut être utilisée.
Gestion des dépenses
Suivez et conciliez facilement les dépenses de l'entreprise, ce qui réduit le fardeau administratif lié à la gestion des dépenses. Cela permet un meilleur contrôle sur les budgets, ce qui peut entraîner des économies importantes.
Surveillance des dépenses totales
Les cartes de débit professionnelles prépayées aident les gestionnaires à comprendre exactement quel employé a effectué un achat, où l'achat a été effectué et le montant de l'achat. Les cartes de débit professionnelles prépayées permettent une meilleure gestion globale des fonds. Tout est correctement budgétisé en fonction de la fonction et des besoins.
Les cartes de débit professionnelles prépayées peuvent prévenir les dépenses inutiles ou non autorisées, en utilisant des restrictions de limite, de fréquence et de catégorie de commerçant.
Un argument pour les cartes de débit professionnelles prépayées - Pet Crunch
Susan est comptable pour une chaîne d'aliments pour animaux de compagnie appelée Pet Crunch. En examinant la récente déclaration de l'entreprise, elle a constaté que la carte de crédit Pet Crunch comportait des frais coûteux et inexpliqués. Il y avait une charge de 80$ à Emerald Fine Dining, une charge de 200$ chez Staples et une charge de 1 000$ chez un marchand inconnu. Susan ne savait pas quel employé était allé à Emerald Fine Dining, de sorte qu'il n'était pas clair si les frais étaient pour une réunion avec un client ou pour quelque chose de personnel. Ensuite, Susan a dû se déplacer pour demander qui avait rendu visite à Staples pour découvrir qu'Alison avait acheté une nouvelle étiqueteuse avec 40 feuilles d'étiquettes, pour le service de la comptabilité. Enfin, Susan a dû envoyer un courriel à l'échelle de l'entreprise demandant si quelqu'un savait d'où provenaient les frais de 1 000$, pour savoir qu'ils avaient été dépensés pour un nouveau logiciel de marketing. Réalisant qu'une grande partie des dépenses étaient inutiles ou non budgétisées, Susan a payé la facture et a décidé d'envisager d'utiliser des cartes de débit professionnelles prépayées.
Depuis lors, Susan a opté pour l'utilisation de cartes de débit professionnelles prépayées pour les départements Marketing, Opérations, Finances, RH et Ventes de Pet Crunch. Chaque compte a le budget mensuel alloué au ministère et se recharge automatiquement au début de chaque nouveau mois. Cela garantit que l'équipe marketing, par exemple, ne peut se procurer un logiciel que s'il correspond à son budget ou si elle reçoit une approbation spéciale. De plus, Susan peut maintenant utiliser les restrictions du MCC pour s'assurer que les cartes de débit Pet Crunch ne peuvent être dépensées que chez des commerçants préapprouvés, afin d'éliminer la nécessité de rechercher l'acheteur. Les dépenses globales ont diminué de 20 % et Susan a maintenant plus de temps pour consacrer son temps limité ailleurs.
Conparez des cartes de débit prépayées pour votre entreprise dès aujourd'hui
À l'aide de la plateforme de paiement Berkeley, votre entreprise peut créer vos propres cartes de débit prépayées de marque, que vous soyez une petite ou une grande entreprise.
