Votre entreprise émet-t-elle toujours des chèques papier aux employés pour obtenir une rémunération et des remboursements ?
Le modèle d'émission des coûts des chèques de la Banque Scotia montre que les coûts peuvent aller de 15 à 25$ par chèque. Dans certains cas, il peut atteindre 50$ par chèque.
Vous pensez peut-être qu'un chèque n'est qu'un bout de papier - comment cela peut-il coûter autant ?
Il est vrai qu'un petit morceau de papier rectangulaire ne coûte pas cher en soi, mais tous les coûts associés à l'émission d'un chèque sont importants. Les coûts de distribution et de paiement tels que les frais bancaires liés à la compensation des chèques, l'administration des comptes, le rapprochement et les coûts d'entreposage (dépôt et traitement après coup) s'additionnent.
L'affranchissement est un autre coût qui est beaucoup plus élevé lors de l'émission de chèques - les chèques sont sur papier et dépendent entièrement du système de courrier par escargot.
Il faut tenir compte des frais de matériel et de manutention associés à l'achat d'enveloppes et au paiement des marchandises aux employés et à la poste, et le coût final peut devenir coûteux.
La société de logiciels de gestion des ressources humaines PaySavvy a déterminé que le coût moyen d'émission d'un chèque est de 17$. Ils ont illustré cette répartition au moyen d'un diagramme circulaire qui montre tous les coûts associés au modèle d'émission de chèques.
Comment les cartes de crédit prépayées peuvent aider
Les cartes de crédit prépayées constituent une solution de rechange économique aux chèques et sont largement utilisées par les entreprises pour le remboursement des dépenses, la reconnaissance des employés, la vente par voie de distribution, l'émission de prestations d'assurance et de santé et bien d'autres applications.
Le mois dernier, le gouvernement canadien ont annoncé leur évaluation des cartes prépayées comme solution de rechange aux chèques et au dépôt direct, puisqu'ils peuvent être moins coûteux que de traiter les chèques.
Voici quelques raisons pour lesquelles les cartes prépayées sont meilleures que les chèques :
- Les frais d'affranchissement sont considérablement réduits lorsque des cartes prépayées rechargeables sont utilisées, puisqu'elles ne doivent être envoyées qu'une seule fois.
- Les bénéficiaires reçoivent leur argent plus rapidement et peuvent dépenser plus tôt (plus besoin d'aller à la banque pour déposer, puis d'attendre 5 jours pour qu'un chèque soit encaissé)
- Il y a moins de risques de fraude avec une carte prépayée, puisque toutes les cartes sont accompagnées de la sécurité du réseau Visa ou MasterCard et d'une protection contre la fraude
- Les procédures de perte ou de vol sont simplifiées et peuvent être résolues en un seul appel téléphonique
- Ceux qui n'ont pas de compte bancaire n'ont pas à payer de frais dans des centres de prêts sur salaire prédateurs pour encaisser leur chèque
- Les fonds peuvent être retirés instantanément aux guichets automatiques et peuvent être utilisés dans n'importe quel magasin de détail ou en ligne du monde entier qui accepte les cartes Visa ou Mastercard.
Pour en savoir plus sur les demandes et les avantages particuliers des cartes Visa prépayées pour les programmes de rémunération et de décaissement, cliquez ici.
Les entreprises préfèrent les cartes prépayées parce que les fonds sont facilement chargés sur des cartes via une plateforme en ligne, les données de chargement et de dépenses peuvent être mesurées et suivies en un seul endroit, des restrictions peuvent être imposées sur l'endroit où les cartes peuvent être utilisées et les cartes peuvent être marquées avec le logo et le design personnalisé de l'organisation.
La fonctionnalité et la flexibilité des cartes prépayées permettent aux organisations d'intégrer le véhicule de paiement à toutes sortes de campagnes promotionnelles, de rabais et de concours. Les applications sont infinies.
